1. Vem som ansvarar
EQ Web Solutions AB, organisationsnummer 559314-1301, Örebro, Sverige, tillhandahåller Vowilo och ansvarar för behandlingen för konton, support och drift som beskrivs här. Kontakt: contact@digipic.se.
Brudparet bestämmer vilka gäster som bjuds in, vilka hjälpare som får tillgång och vilka bröllopsuppgifter som läggs in. Om en yrkesmässig arrangör använder tjänsten utanför ett privat hushåll måste arrangören bedöma sitt eget dataskyddsansvar och avtala med oss om eventuellt nödvändiga personuppgiftsbiträdesvillkor innan gästuppgifter läggs in.
2. Uppgifter vi hanterar
Kontouppgifter: namn, e-postadress, lösenordshash, status för e-postbekräftelse och inloggningssessioner. Vi lagrar inte ditt lösenord i läsbar form.
Bröllopsuppgifter: parets namn, datum och plats, inbjudningstext, sista OSA-dag, gästnamn och e-postadresser, grupper, svar, matönskemål, frivilliga kostanteckningar, planeringsanteckningar, bordsplacering, uppgifter, checklistpunkter och teammedlemskap.
Driftuppgifter: koder för inbjudningar och kontolänkar, giltighetstider, aktivitetshistorik och information som du lämnar vid support. Hosting- och e-postleverantörer hanterar även tekniska anslutnings- och leveransuppgifter, till exempel IP-adresser, tidpunkter för förfrågningar och leveranshändelser för mejl.
3. Ändamål och rättslig grund
Vi använder konto- och bröllopsuppgifter för att tillhandahålla den planeringstjänst som kontoinnehavaren har begärt, med stöd av att fullgöra vårt avtal (artikel 6.1 b i GDPR). Nödvändiga drift- och säkerhetsuppgifter används för att skydda konton, förebygga missbruk och lösa problem, med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f).
För gästers kontaktuppgifter och vanliga inbjudningssvar är vårt berättigade intresse att leverera parets begärda inbjudnings- och planeringstjänst. Vi väger ändamålet mot gästernas integritet, begränsar användningen till bröllopet och låter gäster invända eller begära radering. Om en särskild rättslig skyldighet gäller grundas den behandlingen på artikel 6.1 c.
Den interaktiva demon använder påhittade uppgifter i webbläsarens minne. Den loggar inte in dig, skickar inga inbjudningar och lagrar inte dina demoändringar på vår server. Omladdning återställer exemplet.
Vi säljer inte personuppgifter, använder dem inte för annonsprofiler och fattar inte beslut om dig som enbart bygger på automatiserad behandling och får rättsliga eller liknande betydande följder.
4. Frivilliga kost- och hälsouppgifter
Allergier och vissa kostanteckningar kan avslöja hälsa eller andra känsliga förhållanden. Lämna bara det som behövs för att ordna måltiden. Du kan lämna fältet tomt och i stället prata direkt med paret.
När du själv lämnar känsliga kostanteckningar ber vi om ditt uttryckliga samtycke till att lagra dem och visa dem för paret och deras planeringsteam för måltidsplanering (artiklarna 6.1 a och 9.2 a). Du kan återkalla samtycket genom att tömma anteckningarna via OSA-länken medan den är öppen eller genom att kontakta oss. Återkallelsen påverkar inte redan genomförd laglig behandling.
Brudpar och hjälpare måste ha gästens uttryckliga tillåtelse innan de lägger in känsliga kostuppgifter åt gästen. Lägg inte medicinsk historik eller ovidkommande känsliga uppgifter i planeringsanteckningar, uppgifter eller inbjudningstexter.
5. Vem som kan se uppgifterna
Bröllopets ägare, planerare och läsare ser gästuppgifter, inklusive kostanteckningar, i det bröllopet. Välj hjälpare med omsorg. Den som har en privat OSA-länk kan se och uppdatera inbjudan som hör till länken. Den som får länken vidarebefordrad kan också kunna använda den.
Vi använder infrastrukturleverantörer för hosting, databas och säkerhetskopior samt Mailtrap (Railsware Products Studio LLC) för transaktionsmejl. Mailtrap får mottagaradresser, mejlinnehåll och leveransuppgifter. Vowilo tar inte med kostanteckningar i inbjudningsmejl.
Tjänstens bekräftade administratör kan se konto- och bröllopsmetadata, teammedlemskap och sammanräknade planeringsuppgifter för driften. Administrationspanelen visar inte gästers kontaktuppgifter, kostanteckningar eller privata åtkomstkoder. Visningar av bröllopsdetaljer loggas i 90 dagar för spårbarhet.
Vi kan ta del av uppgifter när det skäligen behövs för support, säkerhet, en verifierad rättighetsbegäran eller ett rättsligt krav. Uppgifter kan lämnas till myndigheter när lag kräver det.
6. Internationell behandling
Mejlleverans via Mailtrap kan innebära behandling i USA och andra länder utanför EES. Deras personuppgiftsbiträdesavtal beskriver tillämpliga överföringsskydd, bland annat EU–US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler när det krävs.
Behandling för hosting och säkerhetskopior beror på den infrastruktur som används för driften. Kontakta oss för aktuella leverantörer, behandlingsplatser och en kopia eller förklaring av tillämpliga skydd vid internationella överföringar. Vi lovar inte att all behandling sker i Sverige eller EU.
7. Hur länge uppgifter sparas
Konto- och bröllopsuppgifter sparas så länge de behövs för den aktiva tjänsten, tills enskilda poster tas bort eller en verifierad begäran om radering görs, om inte lag eller nödvändiga rättsliga anspråk kräver begränsad fortsatt lagring. Bröllopsuppgifter raderas inte automatiskt på bröllopsdagen.
Inloggningssessioner gäller i 30 dagar. Bekräftelselänkar gäller i 24 timmar, återställningslänkar i en timme och teaminbjudningar i sju dagar. Utgångna sessioner och kontolänkar städas regelbundet. Aktiviteter finns kvar med bröllopet tills de tas bort som del av en raderingsbegäran.
Det medföljande schemat för säkerhetskopiering behåller roterande kopior i 14 dagar. Raderade uppgifter kan finnas kvar i begränsat åtkomliga kopior tills de löper ut och används inte i den vanliga driften. Vid återställning måste raderingsbegäranden tillämpas igen. E-postleverantörens loggar följer leverantörens dokumenterade lagringsinställningar.
8. Dina val och rättigheter
När tillämpliga förutsättningar är uppfyllda kan du begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Du kan när som helst återkalla samtycke till frivilliga känsliga anteckningar. Kontakta oss på adressen ovan. Vi kan behöva bekräfta identiteten och svarar normalt inom en månad.
Som gäst kan du också be paret att rätta eller ta bort din post. Om OSA-länken saknas eller sista svarsdag har passerat, kontakta paret eller oss i stället för att mejla känsliga uppgifter.
Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, på imy.se eller till din lokala dataskyddsmyndighet inom EES.
9. Säkerhet, lagring och uppdateringar
Tillgång till bröllopets arbetsyta kräver ett behörigt konto. Produktionssessioner använder säkra HTTP-only-kakor och den publika tjänsten använder HTTPS. Förvara privata länkar och exporterade filer säkert. Inget onlinesystem kan garantera absolut säkerhet.
Sidan om kakor beskriver sessionskakor och webbläsarinställningar. Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller behandlingen förändras och meddelar betydande ändringar via tjänsten eller kontots e-post när det är lämpligt.